进销存系统有哪些主要模块？库管做账表格新手必看！

各种进销存软件功能大同小异，即使需求量Z大的又是供货品种Z多的，然而面对琳琅满目的进销存系统，如何

选择一款适合自己的才是Z重要的。软件的功能要与现有规模相符才行，并不一定要追求高大上，就像穿鞋子一

样，合脚的是Z好的。本文从进销存各主要模块分析应该具有的功能，各商家对号入座，不一定适合每个商家，

不管是已经有进销存系统的还是没有进销存系统的，希望能有所帮助。

几年前我的一个朋友开了一家服装店，磨盘滚打几年来从当初的一家店发展到现在的连锁店，规模越来越大。起

初的生意只在市区，后来慢慢发展到下面的县市区，还发展到了周围的城市，连锁店规模大大小小也有20多家。

那几年的服装实体店生意很好做，不管是哪个地级市，都有一个商品城，鞋服店一家挨着一家，价格便宜质量又

好，很适合老百姓消费。

这里不讲他的生意经，而是看看他如何管理这么多店铺的。

当只有一家店的时候，服装商品的采购和销售全部是手工记账，只记录要采购那些商品，销售单客户不要就不开

了，反正是自己家生意，不需要记录那么清楚，晚上下班的时候数一数口袋里有多少钱就行了。后来招聘了销售

员，账就需要记清楚了，只要卖了东西就要开单子，老板不在的时候不能不开单子，晚上的时候根据销售单核对

收款。手工记账产生的单子很容易丢失，也不方便查询，经朋友介绍，选择了一款进销存软件，开始使用软件办

公。不得不说，使用软件办公这一步是非常智慧的，可能增加一些劳动，对销售员的要求可能会更高一些，但是

带来的好处是意想不到的。这一点需要老板有超前的意识，到目前为止，很多单店铺的老板依然觉得进销存系统

是个鸡肋，一是不懂的如何操作，而是手工帐就能满足现状的需要，何必自找麻烦呢。有这个想法的人也就是局

限于只开一家店铺了。这种情况的单店模式，不关心库存，不关心销售明细，只关心花了多少钱进货，卖了多少

货，只看结果不看过程。然而我那个朋友并没有这样想，因为他准备开第二家店了！

第二家店从选址到装修再到铺货，都是轻车熟路的，很快就开业了，然而问题依然出在进销存软件上，由于Z开

始买的是单机版的销售软件，每个店只能管理自己店铺的数据，无法实现数据共享。好在只有2个店，每个店把数

据统计起来，做个简单的合计就行了。至少能知道每个店的库存、成本、销售额。每个店的经营是独立的，这样

做无可厚非。然而老板并不是这样想的，因为他要连续再开三家店！一共五家店，那就不是简单的合计了，原来

的单机版很难满足需要了。果断更换了网络版，五家店使用同一的服务器，每个店铺安装销售终端。总库存、每

店的库存、销售报表等数据一目了然。可以说更换网络版实在是明智之举。如果说当今社会那个行业可以以一顶

百，那么恐怕只有软件这个行业可以做到了。如果没有软件，这么多店铺的记账单靠人工，即容易出错，工作量

又大。这一点在只有5个店铺的时候不明显，当发展到20家店铺的时候就非常明显了。

我这个朋友的成功，除了营销经验外，合理使用进销存软件辅助业务发展也是至关重要的。一个好汉三个帮，进

销存软件功不可没。

朋友的生意似乎行云流水，水到渠成，然而其中的酸甜苦辣也只有经历过的人才知道。在进销存软件更新换代的

过程中，可谓充斥着选择、熬夜、数据迁移等等艰辛的过程。应该有多人的创业过程跟我这个朋友相似，但是结

果可能不一样，我身边也有很多失败的例子，业务发展到一定阶段遇到瓶颈无法突破，被人工拖垮，不能敏锐的

获知重要数据，导致决策失误。过于重视传统，忽视甚至排斥新生事物。而更多的人满足于现状，死于安乐。

逆水行舟不进则退，如何选择和正确使用进销存系统呢？我们从商家对进销存的需求和进销存系统应有的功能两

个角度来介绍。

什么样子的服装店

才需要使用进销存系统

首先，需要有一定规模，人工无法快速应对业务需要。那种人工记账就能满足的店铺建议不要上系统，那样反而

会增加工作量。

其次，要有发展连锁店的目标，这样会分担软件系统的成本。

再次，你要知道使用软件系统能给你带来什么方便，如果找不出三个说服自己的理由，Z好不要上，因为你还要

接受为了达到这种方便要录入很多数据的现实。

经常有人问我能不能开发进销存软件，我问他干什么用，有的说我要时刻知道库存，因为我的仓库离我比较远，

每次客人问某件商品还有没有货的时候，我都要去仓库翻翻才知道。进了多货，卖了多少，还剩多少一概不知。

我说可以，但是你每天要把销售了多少货录入系统，你采购了多少货要及时入库，她就不乐意了，还那么麻烦啊

，然后就不了了之了。还有一个朋友说，我要随时查看销售价格，有客户来拿货，我要查询上次多少钱卖给他的

，我说可以，你要把每笔销售单录入系统，同时还要建立客户信息，他说我没时间弄这些啊，有时候忘了录入，

后来也不了了之了。这两个朋友的需求很明确，只是不重视，想得到这些数据也不是太麻烦的事，进销存系统对

他们来说就可有可无，这么多年不上系统生意也照样风生水起，也没影响多少。

其实每个商家的目标不一样，决策也不一样，有的雄心勃勃，有的只想守住一方净土，都无可厚非。我朋友的例

子告诉我一个道理，总有一天你的对手会为你的日积月累而望尘莫及。

使用进销存系统的误区

使用任何软件系统，首先要树立一个正确的观点，那就是制度先行，软件辅助。千万不要本末倒置，很多人以为

软件系统是万能的，岂不知前后矛盾的管理制度是软件系统Z大的杀手。国内的管理软件很难做，难做的原因不

是出于技术，而是出于管理，任何一个公司只要上软件，必然涉及到某些环节的改变，其中可能会牵扯到一些人

的利益，导致软件系统难以推行。所以那个公司上了软件后，发现软件不好用的时候，先想想自己的管理是不是

不合理。

没有一款软件是能百分之百的适合企业的，要做到90%符合就很不错，而通用的软件产品只能满足不到60%的核心

需求，只有软件定制才能达到90%以上。所以企业要想拥有适合自己的软件系统，软件定制是唯一的选择。

进销存系统应该具备的功能

如何选择进销存系统，使其能为我们的销售服务，这是每个商家想做到的事情，我朋友的服装店在选择进销存系

统的时候，经历了很多波折，也走了一些弯路。鞋服行业销售模式相对成熟，业务流程比较规范，这类行业还包

括床上用品等，统称为鞋服系统。

朋友公司在发展过程中，选择进销存系统时也是一个从无到有，从外行到内行，从无知到专家的过程。我们可以

简单来梳理一下，以此共勉。

对商品管理的需求

颜色尺码

商品首先要分类，根据行业特点或者用途来分类，例如上衣、外套；男装、女装等，这些大部分进销存软件都能

满足。鞋服类商品独特的属性是颜色和尺码，Z初在选择进销存软件的时候，并没有注意这一点，而是用规格型

号来代替，没有区分颜色和尺码。对粗犷的销售模式来说，这样做是完全可以的。但是后来要跟踪某款明星产品

的时候就无能为力了，经常是知道这款鞋子有几双，具体颜色和尺码不知道。

无论是衣服和鞋子，它的颜色尺码管理应该是必须的，首先每种商品都设定一个均码、均色，不关心颜色和尺码

的时候可以选择这两个属性。其次设定几种常用颜色和尺码，也叫大众码。上衣和裤子，鞋子和衣服，儿童和成

人，男装和女装颜色和尺码又完全不一样，为了方便管理可以设定尺码组、颜色组来方便用户使用。

先定义一下常用的颜色和尺码

再定义一下尺码组、和颜色组，一个颜色可以属于多个颜色组，同样一个尺码也可以属于多个尺码组。

商品基本信息里面定义商品的颜色和尺码，通过颜色组和尺码组快速创建。

这样一个商品有几种颜色和几种尺码就确定了，各种颜色和尺码的商品都使用相同的货号。

商品价格

颜色和尺码的问题解决了，如何定义商品的销售价格呢？连锁店的商品价格定义和单店不一样，要求每个店铺要

有不同的定价，例如一双鞋子在临朐店销售价格是280元，在昌邑店的销售价格是260元，我们总不能为每个店铺

创建一种商品吧，这时候就需要建立一种价格体系。价格体系可以按照店铺、地区来创建，例如临朐店、昌邑店

，或者北京、青岛、潍坊，再或者华北、华东等。
价格体系创建好以后，在商品信息里面为该商品的每个价格类型进行设。

这样就可以实现同一商品按店铺、地区定价了。

也许有人会问，为什么要这样做？每个地区的销售价格在销售的时候卖多少价输入什么价就可以啊。是的，Z简

单进销存都是这样做的，但是往往我们在销售的时候是不允许随便修改价格的。这一点在连锁店铺尤为重要，防

止销售员乱改价格。

对会员管理的需求

会员对商家来说是非常重要的，如何让顾客成为长期会员，是每个商家都想做的事情。这就需要商家拿出留住会

员的手段，制定人性化的政策或者制度。会员管理自然成为进销存系统中的重要部分。一般的会员采用等级管理

，每个等级对应一定折扣，代表不同等级会员具有不同的权益。对于忠诚度高的会员可以采用充值的方式，吸引

部分资金，更好的发展业务，提高服务水平。

吸引会员的方式多种多样，顾客是上帝，这不是一句空话，真要做到这一点不容易，高效的进销存系统，有利于

促进工作的开展，会员回访制度要建立，会员喜好档案要建立，会员生日要问候……，未来的销售模式，可以说

谁服务好会员谁就能立于不败之地。粗犷的销售模式已经站不住脚，服务升级必然是从会员入手。

服务好会员，离不开软件的支持，首先要支持会员等级，初看只要把会员划分等级就可以，例如普通会员（9折）

，银卡会员（8折），金卡会员（7折），那么在销售商品时按照折扣自动计算出销售价格，例如某件衣服1000元

，金卡会员销售价格就是700元，银卡会员价格就是800元，这样似乎很合理。

但是在实际销售中，往往要复杂的多，还可能遇到以下情况，另一件衣服普通会员不打折，银卡会员9折，金卡会

员8折；某双鞋子所有会员统一8折，这就不能单独为会员等级设定折扣了，而是应该设置一种折扣类型，会员等

级与折扣类型绑定，折扣类型对应具体的折扣，为每种商品设定折扣类型，并设定折扣值。

对销售管理的需求

店铺中主要的工作是销售，销售离不开导购，所以每一笔销售单都要与导购关联，便于核算业绩。在销售过程中

Z频繁工作是库存查询、讨价还价、收款、退货。所以这些过程的操作一定是简便快捷，为此大部分进销存软件

都有专门的POS端，POS端的操作可以完全使用键盘来完成，不使用鼠标。

上述工作中Z重要的莫过于销售价格的确定，前面我们讲过商品销售价格如何制定，但是那是一种正常的定价方

式，在实际工作中还有一种非正常模式，那就是促销模式，销售过程中是否可以修改价格，一直是各连锁店存在

争议的话题，有的说允许修改，销售中讨价还价是正常的，可以修改的话比较灵活。有的说，不能修改，那样虽

然灵活，但是容易造成销售漏洞，容易徇私舞弊。我们趋向于第二种说法，销售价格一旦确定不允许修改，如果

确实存在特价情况，需要特殊处理，比如使用特殊权限的操作员修改价格，选择促销方式，修改销售价格。

进销存支持的几种常用促销方式如下：

是否可以参加促销活动，需要根据店铺、商品、会员类型、日期、时间段来设定，严格控制促销范围。

可见使用会员机制、促销模式、特价处理可以完成整个销售过程中对销售价格的确定，如果再延伸一下，对应特

殊价格引入工作流，采用流程审批的方式完成，例如某位顾客享受特价，他又没有办理会员卡，无法享受折扣，

这种情况我们通常是电话向主管申请，然后Z后从后台单独录入销售单据。这种模式引入流程后只需要发起申请

，主管领导收到信息后只需点同意还是不同意即可，不需要再后台补录单据。

对库存管理的需求

一般一个店铺一个仓库，也可以多个店铺共用一个仓库，仓库管理主要是管好两件事，一个是库存数量，一个是

库存成本。要使库存数量准确，除了及时录入入库、出库单外，还需要通过盘点纠正库存，对损益进行报单管理

，时时保证账面库存和实际库存一致。

盘点是一项繁琐、细致的工作，传统的盘点方式是手动盘点，然后把盘点数量输入系统，这种盘点方式要求盘点

的时候停止一切出入库操作，当然也有进销存系统通过特殊手段来处理，盘点的时候允许出入库操作。先进的盘

点方式是时时盘点，这个需要借助先进的手持设备---盘点机，随着手机终端应用的发展，盘点机也不需要了，直

接使用手机app进行盘点。

库存成本是核算利润的重要依据，如果你想准确核算毛利率，必须准确输入进货价格，库存单价一般按照每次的

进货价格和数量进行加权平均，加权平均法是Z合理的，也是Z准确的。

库存管理里面还需要一个重要的功能—库存台帐，查询商品当前库存和某段时间内进出库明细，库存台帐的作用

是可以跟踪每一件商品的进出库情况，必要的时候能够查询商品去向，结合盘点找出库存管理漏洞。

对财务管理的需求

基本的财务管理应该包括应收款管理、应付款管理、收入管理、支出管理、利润核算等，围绕收入支出进行逐个

环节管理，从而Z终得出利润。进一步展开，应收款的来源包括销售单、采购退货单、其他应收款；应付款的来

源包括采购单、销售退货单、其他应付款；收入包括应收款、其他收入；支出包括应付款、其他支出；利润等于

收入减支出。这种模式是Z直观的Z简单的流水账模式，很实用。

销售中收款方式也是至关重要的，其中的费率问题是让商家Z头痛的，很多进销存软件收款和销售是分开的，例

如传统的银联的POS收款，因为银联不提供这样的接口。随着微信和支付宝的兴起，很多进销存软件都支持微信和

支付宝收款，因为微信和支付宝提供了这样的接口，这种方式销售和收款是连在一起的。大部分商家都喜欢这种

方式，但是存在一个问题就是收款费率的问题，传统的银联POS机费率Z多是千分之三，而微信和支付宝收款费率

固定是千分之六，日积月累这可不是小数字。那么有没有一种折中的方式，既可以享受到银行的低费率又可以实

现微信和支付宝收款？答案是肯定的，一些银行已经推出了这样的业务，开放了对外的接口，可以接受微信和支

付宝的付款，这方面兴业银行做的比较好。

使用进销存系统的目的有两个，第一个是记录销售数据；第二个就是分析销售数据。近几年对大数据这个词吵得

比较火热，其实这个词很多年前就有，只不过那时候不叫大数据，或者说数据还不够大，只能叫做查询分析、综

合查询、报表系统等等。确实那几年软件系统刚刚兴起，它们的主要使命是完成基础数据的增删改查，三五年时

间过去了，已经沉淀了足够的数据，统计和分析具备了先决条件。

进销存系统中统计分析Y轴一般按照两个维度，一是销售量，二是销售额；X轴一般是销售员、商品单品、店铺；

时间周期通常为日、周、月、季、年，对比方式一般同比和环比；表现形式一般为饼状图、柱状图、曲线图。如

下图，以月度为例，各种维度的统计图：

以上足以统计店铺的销售情况，要进一步分析库存和商品，还需要引入更多的统计方式，例如滞销率、动销率等

等。

进销存系统如何帮助我们提升业绩

随时知道那件商品畅销，有经验的老板通过眼光可以看出来，但是销售员和店长不能定能看出来，要靠数据说话

。

随时知道谁的销售业绩好，该奖励奖励留住好员工，淘汰业绩差的

随时知道消费趋势，淡旺季，及时知道异常趋势，监控和验证常规数据，及时捕捉新趋势。

用系统完成我们的策划活动，及时跟踪数据库，例如监控促销活动的参与情况，监控会员返积分活动等等，及时

调整策略，弥补漏洞。

及时发现问题及时更正，不要等到不可收拾的时候再去改，悔之晚矣。

远景的延伸

互联网的发展对各行业冲击很大，既是挑战也是机遇，无论是哪个行业，都在更新换代，机会是均等的，而勇于

接受新事物，并为之而改变的才能成为赢家。安于现状的，必然死于安乐。面对改革大潮，思变而不是改行。工

业有1.0，2.0，3.0 ，4.0，鞋服行业也要有4.0。借助进销存软件完成大数据分析，提高服务和用户体验完成超

越。

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